Communicatie in Coronatijd

In ons vorige blog schreven we over de gevolgen die de Corona-maatregelen veroorzaken bij organisaties. We gaven mee dat het belangrijk is om na te denken over een beleid dat het werken op afstand organiseert en normaliseert. Eén van aandachtspunten is de interactie en communicatie tussen de thuiswerker en medewerkers die wel op locatie werken. In die situatie wordt de manier van aansturen en samenwerken anders. En mogelijk dat dit vragen oplevert hoe je in deze nieuwe situatie zo efficiënt en effectief mogelijk met elkaar kunt omgaan. In deze blog geven we vier tips wat je kunt doen om de omgangsvormen tussen medewerkers enerzijds en de sturing tussen leidinggevende en afdelingen of teams anderzijds zo optimaal mogelijk te laten verlopen.

Thuiswerken is van alle tijden

Helemaal nieuw en anders is het werken op afstand eigenlijk niet. Voor de coronacrisis was thuiswerken al een trend. Volgens het CBS werkte in Nederland in 2017, 34 procent van de beroepsbevolking soms tot regelmatig thuis. In 2018 was dit 37 procent en in 2019 was dat aantal gestegen tot 39 procent (3,5 miljoen mensen). Het merendeel deed dat incidenteel en vaak niet op een vaste dag. De hoogste percentages thuiswerkers waren te vinden onder overheidsbestuurders, managers ICT en beleidsadviseurs. In 2019 faciliteerde 8 op de 10 grotere bedrijven telewerken. 

Nu een steeds groter deel van de werkenden in Nederland zich door de coronacrisis in een thuiswerksituatie bevindt, zijn het niet meer alleen de kenniswerkers of accountmanagers die vanuit huis werken. Ook kantoorpersoneel, technici, binnendienst, planners, projectmanagers, service-medewerkers, managers en directies werken steeds vaker (vanuit) huis. Deze nieuwe situatie maakt dat er een behoefte ontstaat hoe je mensen het beste kunt informeren, wat er voor nodig is om ze te gemotiveerd en betrokken te houden, welk gedrag wenselijk is in de omgang met elkaar en hoe we tot resultaten of prestaties komen.

Houd in alles je communicatie feitelijk en schoon

Tip 1. Afspraken maken

Het is van belang om duidelijke afspraken met elkaar te maken over de manier hoe je overlegt, welke kanalen je waarvoor gebruikt en hoe je zorgt dat informatie en middelen van het bedrijf gescheiden blijven van een thuis of privéomgeving (zie ook onze blog over thuiswerkbeleid). Niet iedereen kan het onderscheid tussen bedrijf en privé bepalen. Gaat vanwege het thuiswerken de communicatie nu merendeels via e-mail of Whatsapp en waar ligt dan de scheiding tussen zakelijk en privé gebruik. Zo kunnen gegevens die vroeger binnen de organisatie werden gemaild nu ineens binnen een thuisomgeving komen. En dan kan het gebeuren dat medewerkers elkaar via bedrijfsmiddelen kattenfilmpjes toesturen of met elkaar chatten over van alles wat niet zoveel met het werk te maken heeft. 

Tip 2. Gebruik van chat

Chatten is één van de communicatiemiddelen die een efficiënte rol kan spelen in de dagelijkse communicatie en tegelijk ook een valkuil kan zijn. Het is bijvoorbeeld nogal frustrerend als een manager elk ogenblik van de dag berichten stuurt naar medewerkers. Spreek bijvoorbeeld af om aan het begin van de dag, na de lunchpauze of aan het einde van de dag de chat voor afstemming te gebruiken. Ook is het belangrijk om duidelijkheid te hebben over de respons in een chat. Stuur daarom geen berichten waar onmiddellijk antwoord op wordt verwacht. Bellen is beter als het gaat om het interpreteren van de boodschap en de snelheid van respons. Als in de communicatie en interactie directe respons wordt verwacht bel dan de betreffende persoon en/of laat een voicemailbericht achter. 

Tip 3. Houd je communicatie feitelijk en schoon

Voor alles geldt: houd de communicatie “feitelijk en schoon”. Vermijd daarbij in een zakelijk context de volgende zaken:

• Negatieve uitlatingen over een meerdere of kwaadspreken over een collega.
• Beweren dat een taak niet tot jouw verantwoordelijkheid behoort.
• Geruchten verspreiden.
• Persoonlijke informatie verzenden.
• Een probleem van iemand die bij je heeft aangeklopt om advies of hulp, geringschatten of trivialiseren.
• Botte en respectloze opmerkingen.
• Zaken in verband met belonen bespreken. 
• Gesprekken voeren over politiek of religie.

Tip 4. Videovergaderingen houden

Veel bijeenkomsten zijn op dit moment fysiek niet meer mogelijk. Of een aantal collega’s werken vanuit huis of de beschikbare ruimtes zijn te klein om 1,5 meter afstand te kunnen houden. Gelukkig zijn er vele mogelijkheden om middels videochats toch bijeenkomsten te organiseren. Van belang is daarbij wel om, met respect voor een ieder zijn agenda, deze bijeenkomsten zo efficiënt en structureel mogelijk te laten verlopen.
Om te beginnen is het van belang om de techniek zo goed mogelijk van te voren in te stellen. Zo is een goede internetverbinding een ‘must’. Stel gebruik van een headset voor, laat de audio en de microfoon testen en stel de webcam op een correcte manier in. Veel kostbare tijd gaat verloren door een verbinding die wegvalt, iemand die niet zichtbaar is of dat mensen elkaar niet kunnen horen of verstaan. Zorg dat je gezicht goed in beeld is en dat mensen als ze luisteren of praten in de richting van de camera kijken. Zorg ook voor een goede verlichting en spreek af dat de microfoons op ‘mute’staan en maak kenbaar wanneer je wilt gaan spreken. Veel videoconference tools hebben daar een manier voor, bijvoorbeeld hand opsteken. Als dit niet zo is maak dan eigen afspraken. Degene die spreekt, zegt zijn of haar naam en geeft daarna de bijdrage aan het gesprek. 
Net zoals bij de “normale” vergadering is een goede voorbereiding waardevol. Dus:

• Bereid de bijeenkomst goed voor.
• Nodig alleen degenen uit die strikt noodzakelijk zijn.
• Indien gasten van buiten de organisatie worden uitgenodigd, vraag dan aan elke gast om een specifiek onderwerp voor te bereiden. Stel eventueel een protocol op die aan gasten gestuurd kan worden.
• Wijs een persoon als moderator van de vergadering aan. Dit kan uiteraard in wisselende samenstelling. Deze persoon zorgt er voor dat protocollen en de manier hoe we met elkaar omgaan wordt gevolgd en gerespecteerd.Notulen kunnen ook tot de verantwoordelijkheid horen. 
• Respecteer en controleer de spreektijd en wees alert op onderbrekingen door anderen.
• Leg duidelijk de punten vast die tijdens de vergadering worden besproken en leg ook de agenda vast, zodat iedere deelnemer een vooraf bepaalde tijd krijgt toegewezen.
• Vraag de gasten om het onderwerp waarvoor zij verantwoordelijk zijn, voor de vergadering voor te bereiden.

Thuiswerken is de nieuwe norm.

Thuiswerken gaat niet meer voorbij, het zal alleen maar toenemen. En ook voor medewerkers in de maakindustrie zal waar dit ook maar mogelijk is, de toekomst liggen in digitale interactie en werkvormen op afstand. Deze nieuwe situatie dwingt organisaties om maatregelen te nemen, andere normen te stellen en deze zo acceptabel mogelijk in te vullen. Alleen maar vervelend? Je kan het ook zien als een kans om mee te experimenteren en te ontdekken wat werkt en wat nog aandacht nodig heeft. Kijk eens naar de Wet Flexibel Werken, wat dit kan bieden vanuit HR perspectief en ook wat de techniek voor voordelen geeft in effectiever werken. Hou daarbij oog voor het belang dat de persoonlijke communicatie, het overleg met elkaar en het vergaderen over kwesties een onmisbaar en onmisbaar aspect is en ook blijft voor de dagelijkse afstemming tussen (productie)medewerkers en het gevoel onderdeel uit te maken van het team, de afdeling en het bedrijf.