Online Coaching voor en door de manager

Het doorvoeren van de huidige ingrijpende en noodgedwongen maatregelen, heeft nogal wat gevolgen op onze emotionele, sociale en economische wereld. Zo kan een restrictie die door de overheid is opgelegd ons belemmeren en ook kan het ons vermogen activeren om met vernieuwende, creatieve en innovatieve oplossingen te komen. Een mooi voorbeeld hiervan is het dagelijks ondersteunen en begeleiden van afdelingen, teams en individuen waar de face-to-face ontmoeting eerder een regel was dan een uitzondering. Door de opgelegde maatregelen  is het digitaal en online aanbieden van advies, steun, instructies en begeleiding in een stroomversnelling is gekomen. De leidinggevende of manager gaat online en ondersteunt zijn team of medewerker op afstand via eCoaching.

Als leidinggevende, manager of coördinator kun je dus in een situatie zitten dat je medewerkers op afstand zijn of thuis werken. Hoe geef je dan leiding, sturing en hoe organiseer je het resultaat? Wij snappen het dillema en ook dat je daar meer vragen over hebt dan antwoorden. Wij geven je daarom vijf kostbare tips die je niet alleen nu en ook in de toekomst heel goed binnen je leiderschap en coaching kunt gebruiken .

En voordat we beginnen, beantwoorden wij eerst twee vragen: wat is online coaching en waarom wil je eigenlijk online coaching inzetten?

Wat is online coaching en waarom pas je het toe? Online coaching of eCoaching is coaching door middel van het internet en met behulp van elektronische hulpmiddelen. Een kenmerk van eCoaching is dat je een andere begeleidt zonder dat je elkaar fysiek ontmoet. Omdat je gewoon was om dagelijks je medewerkers of collega’s aan te spreken of te ontmoeten is dat in de nieuwe situatie geheel anders geworden. Zelfs als je werkt in een productieomgeving waarbij niet iedereen thuis werkt, zul je ervaren dat er meer afstand is gekomen dan voor de crisis. Je raakt mogelijk stukje bij beetje het contact kwijt.

Natuurlijk heb je nog regelmatig (online) contact met je team als het gaat over inhoudelijke en procedurele afspraken en toch schiet het persoonlijke er steeds meer bij in. eCoaching stelt je dan in staat om dit manco te overbruggen. Immers mensen vinden het belangrijk om gehoord en gezien te worden in de onzekerheden die er zijn en komen, en de zorg die de huidige situatie mogelijk oproept. eCoaching stelt je in staat om ook nu de vinger aan de pols te houden, het persoonlijk contact te onderhouden, de ontwikkeling te monitoren en de resultaten te begeleiden. En mogelijk dat je nu nog enthousiaster bent geworden en je afvraagt hoe je dit nu kunt aanpakken. Dan vind je hier jouw vijf tips om effectief aan de slag te gaan met online coaching!

1. Maak van te voren duidelijke afspraken. Als je in een gesprek met een medewerker ineens in de “coach-stand” gaat zitten, kan dat wel eens leiden tot een minder effectief gesprek. Maak dus van te voren duidelijke afspraken hoe en waarom je eCoaching wilt gaan inzetten. Omdat eCoaching gaat over het ondersteunen van je medewerker in het dagelijkse werk is het belangrijk dat je dit vraaggestuurd doet. Dus in het coachingsgesprek ben je niet bezig met corrigeren of opdrachten geven maar stel je in algemene zin de vraag wat de medewerkers bezig houdt , hoe ze daarmee omgaan en op welke manier ze dat aanpakken (zie ook tip 3).

2. Creëer een vast moment. In de Do’s en Don’ts van leiderschap op afstand kun je leren hoe je jouw team aanstuurt. In de huidige situatie, als het al gebeurde, was dit vaak een overleg of teamsessies via een video conferencecall. Ons advies is om deze videoconference en een eCoachingsgesprek gescheiden te houden. Maak dus voor de eCoaching een aparte afspraak. Belangrijk is om dit met een regelmatige frequentie en op een en dezelfde moment en tijdstip te doen. Voor jou als manager betekent dit dat je voor je eCoachingsgesprekken een vast moment in je agenda zet. En voor je medewerker geeft dit duidelijkheid en structuur.

3. Kies de juiste soort coaching. Net als in een fysieke ontmoeting zijn er voor jou als manager verschillende manier van coaching die je in kunt zetten. Wat eCoaching in de huidige situatie minder effectief maakt is het reflecteren op waargenomen gedrag. Het gedrag van de werknemer is immers minder zichtbaar omdat je elkaar niet fysiek ontmoet. Hoe het dan wel kan? Er zijn diverse manieren om coachend leiding te geven die ondanks een beperking in zintuiglijke waarneming zeer succesvol zijn. Wij adviseren je om bij online coaching je te richten op Socratisch coachen en Oplossingsgericht coachen. 

Socratische Coachen. Bij Socratische Coachen staat de dialoog centraal, waarin jij in je rol als leidinggevende met name triggert door vragen te stellen. Dit dwingt je medewerker tot nadenken over het eigen gedrag. Dit kun je ook inventariserend inzetten. Enkele voorbeelden zijn: 

• Wat heb je zelf gedaan om je doelen te bereiken?
• Wat heeft daarin goed gewerkt en wat minder?
• Welke andere mogelijkheden heb je om alsnog je doel te bereiken?
• Welke acties ga je of wil je gaan doen?

Om er voor te zorgen dat je medewerkers niet in een cirkeltje rondom het probleem blijft hangen kun je oplossingsgericht coachen inzetten.

Oplossingsgericht Coachen. Oplossing gericht Coachen heeft Appreciative Inquiry, waarderend onderzoeken als basis. Deze aanpak gaat er vanuit om te onderzoeken wat er wel werkt in plaats van wat er niet werkt. Een positieve insteek dus. Enkele voorbeelden van vragen zijn:

• Wat werkt wel?
• Wat heeft er voor gezorgd dat je nu al zo ver bent?
• Welke stappen heb je al gezet. Wat heeft je daarbij geholpen?
• Wat voor kwaliteiten heb je tot je beschikking? Welke hulpmiddelen zijn er voor je beschikbaar. Hoe heb je deze al ingezet?
• Heeft wat we besproken hebben je op een idee gebracht over de volgende stap?
• Wat maakt dat je door kunt gaan onder deze omstandigheden?

4. Kies de juiste technologie. In de basis zou je kunnen stellen dat wanneer je met je medewerker belt om deze online te coachen je dit al kunt beschouwen als eCoaching. Ook het sturen van een email, uiteraard met inhoud vanuit een coachend perspectief kun je beschouwen als eCoaching. Om eCoaching effectiever te maken raden wij je aan om in ieder geval een app(licatie) of programma in te zetten waarbij je elkaar ook kunt zien. Als je een stap verder wilt gaan zijn er ook programma’s specifiek voor eCoaching waarin je documenten met elkaar kunt delen en waarmee je de voortgang van de coaching kunt monitoren. De laatste kun je als leidinggevende natuurlijk inzetten en in de meeste gevallen zijn deze omgevingen meer geschikt voor professionele coaching, mentale ondersteuning en gedragsontwikkeling.

Er zijn vele soorten zogenaamde “Video Conferencing Tools”. We noemen Zoom, Skype, Cisco Webex Meetings, GoToMeeting, Microsoft Teams, Jabber, Google Hangouts Meetjoin.me, BlueJeans, UberConference en zo meer. Vanuit onze praktijk hebben wij een positieve ervaring met Zoom. Zoom is in de basis een gratis oplossing die in de cloud werkt. Dat betekent dat je eenvoudig een meeting kunt organiseren zonder dat de ander allerlei applicaties moet installeren. Onze ervaring is dat de video kwaliteit met Zoom erg goed is en het ondersteunt, als je dat handig vindt, een tweede scherm. Ook handig is dat je vanuit je (Outlook/Gmail) agenda de Zoom meeting gelijk kunt inplannen.

Inzet van de technologie is voor de meeste werknemers geen probleem. Immers de huidige generatie werknemers is opgegroeid met sociale en digitale media en wordt er voor de meest uiteenlopende privé zaken gebruik gemaakt van online diensten, waarom dan niet voor eCoaching? Bedenk echter wel dat dit niet voor iedereen geldt. Check daarom goed van te voren of dit voor je medewerker een werkbare oplossing is.

5. Alleen is optellen en samen is vermenigvuldigen Door eCoaching in te zetten, kun je ook in de huidige situatie blijvend je medewerkers ondersteunen in hun persoonlijke leer, groei en ontwikkelingsproces. Omdat de verwachting is dat de maatregelen ivm het corona virus langer gaan duren dan paar weken, kun je voorkomen dat jij en je medewerkers geïsoleerd raken. Door inzet van eCoaching kun je ze toch“on the job” blijven ontmoeten, motiveren, helpen problemen oplossen, doelen stellen en verwachtingen managen. eCoaching zorgt wel voor een andere dynamiek dan het “normale” contact met je collega’s. Deze manier vraagt dan ook om wat andere vaardigheden van jou als leidinggevende, manager en als coach. Met de bovenstaande tips kun je in ieder geval een begin maken.

Alleen is optellen en samen is vermenigvuldigen. Ook nu staan wij klaar om je op een professionele manier te begeleiden, ondersteunen en vooruit te helpen. Zodat jij je functie en taak als teamleider, shiftsupervisor, (plant)manager en leider ook in de huidige situatie zo optimaal mogelijk kunt uitvoeren. En we ons ook voorstellen dat je veel of weinig vragen hebt voordat je aan de de slag gaat met eCoaching!  Om je twee handjes te helpen en om het direct professioneel aan te pakken bieden wij je een gratis eCoaching gesprek aan! Hierin kun je ervaren hoe het werkt, wat je er voor nodig hebt en wat het resultaat is. Als je hier interesse in hebt, klik dan hier om je aan te melden.