Geld verdienen met luisteren

Een van de belangrijkste aspecten van communicatie is luisteren, waarover wij al eerder schreven (zie luistervaardigheden). Een goede luistervaardigheid ook veel mogelijkheid tot efficiency, namelijk tijdens de wekelijkse vergadering.

Je kent het wel. Bijeenkomsten waar we met elkaar praten over de actuele situatie of waar de onafgemaakte actielijstjes worden besproken. En als we dan al discussiëren en meningen uitwisselen, is er vaak geen aandacht (meer) voor de ander. Hierdoor krijgen veel mensen na verloop van tijd een hekel aan vergaderen én de neiging om tijdens de vergadering zich met van alles bezig te houden, behalve met luisteren. Conclusie: er wordt te lang, te vaak vergaderd en er komt te weinig uit. En dat maakt deze wijze van vergaderen heel erg kostbaar.[blockquote align=”left”]Alleen al managers zitten ruim 19 uur in vergaderingen, de helft van hun werkweek.[/blockquote]

Doodle, een webapplicatie waarmee men online afspraken kan maken, schat dat managers gemiddeld zeven vergaderingen per week hebben. Daarop zijn doorgaans evenveel mensen – ook zo’n zeven – aanwezig. De doorsnee vergadering duurt twee uur en drie kwartier. Dat betekent dat alleen al managers ruim 19 uur in meeting zitten, de helft van hun werkweek.

Veel en lang vergaderen heeft ook tot gevolg dat er meer vergaderruimte beschikbaar moet zijn. Nu heeft het “nieuwe werken” daar natuurlijk wel invloed op: virtueel vergaderen zal veel kosten besparen. Indien medewerkers van bedrijven echter geen gelegenheid hebben om virtueel te vergaderen om de eenvoudige reden dat ze aanwezig dienen te zijn in het bedrijf – en dat is nog steeds de meerderheid van de werkende bevolking in Nederland – zal bijvoorbeeld 30% effectiever vergaderen dus veel kosten kunnen besparen. Nu zijn er natuurlijk vele mogelijkheden om een vergadering efficiënter te maken.  Echter laten wij ons beperken tot luisteren. Hoe kun je nu zorgen dat er in vergadering beter wordt geluisterd waardoor we sneller klaar zijn? Hier volgen 5 tips.

1. Per agenda punt maximaal twee gespreksronden.

Er vanuit gaande dat er een agenda is behandel je ieder punt door twee gespreksronden. Per ronde is er een die spreekt en de rest luistert. Degene die volgt vat samen en is daarna aan de beurt. Wellicht in de eerste vergadering voelt dit wat methodisch, echter na verloop van tijd kan de voorzitter de teugels wat meer laten vieren, als men meer naar elkaar luistert.

2. Wissel de voorzitter rol af.

Voor mensen die het maar lastig vinden om naar de ander te luisteren kan het goed zijn om de vergadering een keer te leiden. Dit kan alleen of met de reguliere voorzitter (vaak de manager of teamleider) zijn. In het algemeen is het wenselijk om de voorzitters rol te laten reguleren. Laat de ander ervaren wat het effect kan zijn om vanuit de voorzitter rol de deelnemers aan te zetten tot beter luisteren. Uiteraard dient de voorzitter hierin het goed voorbeeld te geven. Wat helpt om vooraf aan de vergaderen te melden dat je dit wilt leren en dat de deelnemers je daarop kunnen wijzen.

3. Geen goede voorbereiding: volgende punt.

Zorg ervoor dat de notulen van de vorige vergadering en materiaal voor de agenda punten ruim van te voren beschikbaar zijn. Begin het agendapunt door te vragen of iedereen het heeft gelezen. Een goede voorbereiding zorgt er namelijk voor dat je instaat bent om beter te luisteren, in plaats van dat je ter plekke nog door de papieren heen moet bladeren. Als ook maar een deelnemer de  stukken niet heeft gelezen wordt het agendapunt  niet behandeld.

4. Hanteer de vier niveaus van communicatie.

Leer met elkaar om gebruik te maken van de vier niveaus van communicatie: Inhoud – Proces – Interactie – Emotie. De inhoud zijn we natuurlijk heel goed in. De tweede, het proces, zeg maar de agenda en de wijze van besluitvorming, wie maakt notulen enzovoort, krijgt al wat minder aandacht. De derde, de interactie geeft aan of we wel op elkaar letten. Reageren we op non verbale signalen of sporen we iemand aan die nog niets heeft ingebracht. De laatste, emotie vinden we al heel vervelend. Als iemand boos of geërgerd is, om wat voor reden dan ook, dan willen we daar vooral geen aandacht aan besteden. En juist daar gaat het fout als we bijvoorbeeld consensus over een onderwerp willen hebben. De emotie zou er zo maar een voor kunnen zorgen dat we dat niet bereiken. Kortom spreek elkaar aan op alle vier de niveaus en de vergadering zal een stuk efficiënter verlopen.