Leiderschap op afstand.
Het zijn bijzondere tijden, met uitzonderlijke maatregelen die ons allen treffen. Vele honderduizenden mensen die persoonlijk getroffen worden en vele anderen die alles in het werk zetten om te zorgen, professioneel en/of privé. En het voornaamste is en naar ik hoop ook voor jou en degene die je dierbaar zijn dat het leed van deze crisis je grotendeels bespaart blijft.
Ondanks dat de economie een flinke knauw krijgt, proberen organisaties zoveel mogelijk de continuïteit van het bedrijf te borgen. Er worden indringende maatregelen genomen met het verkorten van werktijden, personeel wat tijdelijk naar huis wordt gestuurd, of gevraagd wordt om thuis te gaan werken. En onderzocht wordt op welke manier de aangekondige steunmaatregelen van de overheid in de organisatie ingezet kunnen worden.
In deze situatie wordt veel van medewerkers gevraagd. In jouw rol als manager is het de vraag op welke wijze je nu leiding geeft aan medewerkers die langere tijd niet aanwezig zijn op het bedrijf. Leiderschap op afstand. Om je hiermee te helpen geven wij je een aantal Do’s en Don’ts.
DO: Zorg dat je eigen thuissituatie ritme en regelmaat heeft.
De kinderen zijn van school en jouw partner werkt ook thuis. Je hebt eerder ook al eens thuis gewerkt en dat kon voor een paar uurtjes prima aan de keuken tafel. Maar nu is wellicht het hele gezin thuis en staat grote afleiding op de loer. Als je nog kinderen in de basisonderwijs leeftijd hebt, dan is een schema met een dagelijkse planning zeer belangrijk. Als je samen met jouw partner thuis werkt, maak dan afspraken wie een oogje in het zeil houdt, en los elkaar dan af. Zorg ook voor voldoende beweging. Dus in de pauze van de kinderen of in het speelkwartier doe je dan gewoon mee. Ook hier geldt jij bent de bewaker van jouw eigen agenda.
DO: Zorg voor duidelijke en gestructureerde communicatie
Nu mogelijk een groot deel van de werknemers vanuit huis werken is er minder snel contact met collega’s. Daardoor lijken ze productiever. Immers ze hebben minder afleiding tijdens hun dagelijkse taken. In het dagelijkse werk kunnen collega’s binnenvallen en een (eenvoudige) vraag stellen of vragen om hulp bij een kleine taak. We weten het uit eigen ervaring: zelfs die kleine taak is groot genoeg om je uit ‘de zone’ te halen. Als dit gedurende de dag een paar keer gebeurt, heb je ineens niet genoeg tijd om de taken te voltooien die je zou moeten doen. Dus thuiswerken lijkt productiever te kunnen. Echter dat zelfde gevaar ligt op de loer bij het thuiswerken in de huidige situatie. Een chatbericht verzenden of een externe medewerker bellen als er geen haast is, zorgt voor een enorme afleiding. Het kan daarnaast onprofessioneel overkomen en het lijkt alsof je ze te vaak controleert.Zorg er daarom voor dat jouw communicatie is gestructureerd. Als er geen haast is met een taak, kies dan voor het plannen van een e-mail met de details voor de volgende dag in plaats van meteen een chatbericht te sturen. Of plan aan het begin van de werkdag een korte gezamenlijke (video) conferencecall in.
DO: Leg duidelijk de doelen en verwachtingen uit.
Nog belangrijker dan bij “face-to-face” leiderschap is dat het voor je medewerkers duidelijk wordt wat het grotere plaatje is en welke rol ze daarin spelen. Juist in deze tijd van werken op afstand, waarin het directe contact beperkt is en er dus minder snel de laatste nieuwtjes met elkaar worden gedeeld, is dit van essentieel belang. De valkuil die op de loer ligt is om als leidinggevende quick and dirty doelen en verwachtingen in kleine stukjes te communiceren. Of dergelijke informatie op een ‘need to know’-basis te delen. Deze wijze van communiceren zorgt ervoor dat werknemers het grotere plaatje niet zien en niet (meer) begrijpen welke rol ze daarin spelen. Jij hebt wellicht het overzicht, en dat is dan niet(meer) het geval bij telewerkers. Kortom het is extra belangrijk om doelen en verwachtingen duidelijk uit te leggen en hoe hun werk in daarin past. Als dit voor hen duidelijk is, zal hun motivatie hoger zijn.
DO: Gebruik de juiste technologie
Vaak komen teams die op afstand van elkaar werken in verwarring omdat er geen duidelijk overzicht is van taken. Technologie kan je helpen hier meer duidelijkheid in te krijgen. Gebruik dan bijvoorbeeld projectbeheer-apps, zoals Wrikek, waarmee teamleden precies kunnen zien waar projecten staan en welke taken moeten worden uitgevoerd. Maar ook een instrument zoals Dropbox kan een waardevol hulpmiddel zijn voor teams op afstand. Kijk welke technieken er door jouw IT afdeling beschikbaar worden gesteld. Houd daarbij ook rekening met veiligheidsissues en de manier waarop thuiswerkers veilig kunnen inloggen. Er zijn daarnaast veel instrumenten in de cloud beschikbaar om elkaar te“ontmoeten” zoals Microsoft team, CiscoWebex, Zoom, GoToMeeting, AdobeConnect, BigBlueButton.
DO: Empower Team Members
Het is bekend dat individuen die het goed doen in een thuiswerk situatie veel onafhankelijker zijn dan hun kantoorgebonden collega’s. Dit is een groot voordeel, omdat deze groep medewerkers actie ondernemen in plaats van te wachten op instructies. Problemen ontstaan hier wanneer ze uiteindelijk een controlerende leidinggevende hebben die wil weten hoe ze elke minuut van hun dag doorbrengen. Als manager is het jouw taak om de benodigde marges, deadlines en verwachtingen in te stellen en je externe medewerkers hun eigen keuzes te laten maken over hoe ze hun taken het beste kunnen uitvoeren. Delegeren is de sleutel, anders is de kans aanwezig dat deze groep gefrustreerd en gedemotiveerd raakt. In de huidige situatie, echter kan het dus nu wel voorkomen dat er medewerkers zijn die het minder makkelijk vinden om zelfstandig thuis te werken. Daarvoor is delegeren dan mogelijk niet de juiste aansturing. Wees daar dus alert en stuur de medewerkers situationeel aan en zorg dat je deze groep, met inachtneming van de tips in dit blog, extra goed begeleidt. Dus niet in de kramp schieten van overnemen en micromanagen want dan span je het paard achter de wagen.
DON’T: Micromanagen
In onze praktijk zien wij dat veel professionals die bevorderd zijn in een leidinggevende functie, loslaten en delegeren als ongemakkelijk ervaren. Het overwinnen van de drang naar micromanagen is dan een gedragsverandering die nog niet zo makkelijk is. En dat in een situatie waarin je letterlijk kunt zien wat jouw medewerkers elke minuut van de dag doen. Als je echter ook nog eens niet kunt zien wat ze doen, wordt het het wellicht een stressvolle gedachte. Afgezien dat micromanagen een slechte gewoonte is en blijft het advies: val nu niet en nooit niet in deze valkuil. Alleen omdat je niet kunt zien wat ze doen, wil nog niet zeggen dat ze niets doen. Zolang ze hun taken binnen de gestelde deadlines voltooien, hoef jij je nergens zorgen over te maken.
DON’T: Verwacht dat medewerkers 24/7 beschikbaar zijn
Zelfs als je niet verwacht dat werknemers 24/7 beschikbaar zijn, kan het verzenden van e-mails, sms-berichten of ander vormen van social-media buiten kantooruren worden geïnterpreteerd dat jij verwacht dat medewerkers onmiddellijk reageren. Dit zet veel druk op de thuiswerker, zeker in de huidige situatie. Zou jij het geweldig vinden om net voor middernacht een e-mail van je baas te ontvangen? Waarschijnlijk niet. Respecteer hun privéleven en doe je best om hen te helpen een goede balans te vinden tussen werk en privé. Als je jouw werknemers echt wilt helpen evenwicht te vinden, moedig ze dan aan om ‘s avonds en in het weekend een digitale detox te nemen. Rustige en opgefriste medewerkers zijn productieve medewerkers.
DON’T: Overwerk en overvragen.
De kans is groot dat werknemers op afstand al veel meer tijd aan het werk zullen besteden dan de meeste werknemers die in een traditioneel kantoor werken. Geen reistijd heeft ook zijn nadelen. Door hen aan te moedigen om overuren te maken, wordt alleen de cruciale tijd verkort die ze nodig hebben om te rusten, op te frissen en op te laden. In plaats van werknemers aan te moedigen meer uren te werken, moedig hen aan om slimmer te werken. Zie daarvoor eerder genoemde tips hoe je dit kunt doen.
DON’T: Geen aandacht voor teamgeest
Thuiswerkers en externe werknemers hebben vaker last van eenzaamheid, meer problemen met focus en doelbewustzijn of het gevoel hebben dat ze eigenlijk geen waardevol onderdeel van het bedrijf zijn. Het is belangrijk in ieder geval regelmatig enkele persoonlijke of sociale evenementen te organiseren. Nu is dat in de huidige situatie natuurlijk wat lastiger. En wees creatief. Met de eerder genoemde instrumenten kun je vast iets opzetten wat de borrel op vrijdagmiddag kan vervangen. In andere tijden houden sommige bedrijven driemaandelijkse retraites voor al hun externe werknemers en sommige gaan zelfs zo ver dat ze naar kantoor vliegen voor vakantie-evenementen. Wellicht dat je nu kiest voor een digitale borrel via Zoom. Wat je ook kiest om te doen, weet dat zelfs de meest introverte (externe)werknemers nog steeds behoefte hebben om even te ontspannen en bij te praten. Ditmaal dan met een biertje of wijntje uit eigen koelkast. Het managen van een team op afstand heeft in deze tijd zo zijn eigen uitdagingen waarvoor verschillende oplossingen nodig zijn. Jou taak is ervoor te zorgen dat externe medewerkers alles krijgen wat ze nodig hebben om hun werk naar behoren uit te voeren. Dit omvat gestructureerde communicatie, de juiste tools (software EN hardware) en de broodnodige downtime.